Inloggen in Fielddesk - FieldDesk Handleiding (2024)

Inloggen

U kunt Fielddeskenkel benaderen via de beveiligde HTTPS verbinding. Als u gaat naar adres https://www.fielddesk.nl komt u in een inlogscherm terecht. Hier vult u de aan u verstrekte gegevens in: uw gebruikersnaam, uw wachtwoord en het bedrijf waarin u wilt inloggen en de taal.
Van Fleet Complete ontvangt u via de email één logincode. Dit is de logincode van de hoofdbeheerder, compadmin. Met deze logincode heeft u alle rechten in de (aangekochte) modules in Fielddesk. De naam die verbonden is aan deze logincode is voor ons tevens de bekende contactpersoon aangaande communicatie over de toepassing en (nieuwe) mogelijkheden in Fielddesk. Het wachtwoord van deze logincode is alleen door Fleet Complete te wijzigen.
Met deze logincode kunt u Fielddesk verder inrichten.

Gebruik van FieldDesk

Fielddesk is opgebouwd uit modules. Afhankelijk van de toepassingen waarvoor u Fielddesk gebruikt, bestaat Fielddesk uit drie of meer modules.

Modules

De volgende modules zijn bij u in het hoofdscherm beschikbaar:

Aanvullende modules zijn:

Menu(opties) van een module

Indien u een module opstart, ziet u aan de linkerkant de menu's met bijbehorende opties en in het midden het overzicht van één van de menu opties.
Voorbeeld:

1. Klik de module 'Management' aan vanuit het hoofdscherm;
2. Links ziet u de menu's 'gebruikers', 'wagenpark', 'medewerkers' etc.
3. Met de [»] knop kunt u de menu's open of dichtklappen
4. In het opengeklapte menu 'gebruikers' ziet u de opties 'beheer gebruikersgroepen' en 'beheer gebruikers'.
5. Indien u een menu optie aan klikt, wordt het bijbehorende overzicht wordt geopend.

Een module wordt geopend in het overzicht van de (laatste gebruikte) menu optie. Klikt u op een andere optie in een menu dan blijft het menu gelijk maar verandert het overzicht.

Opbouw van een overzicht

In een overzicht wordt de naam van het overzicht altijd bovenin gepresenteerd. U weet direct op welk overzicht u bent. Afhankelijk van het overzicht, worden een aantal gegevens gepresenteerd.

Regels en Kolommen

Het overzicht presenteert de gevraagde gegevens door een weergave van diverse regels. Soms wordt voor die regels een [+] teken getoond. Door daarop te klikken opent u diverse subregels.
Voorbeeld:

1. Klik de module 'Management' aan vanuit het hoofdscherm;
2. Links ziet u het menu 'instellingen';
3. Klik de optie 'tijdroosters' aan: Iedere regel toont hier een medewerkersgroep
4. Klik nu op één van de [+] tekens: op iedere subregel wordt een medewerker uit die groep getoond

Van die regels wordt allerlei informatie gegeven, afhankelijk van de getoonde kolommen.
Voorbeeld:

1. Klik de module 'Management' aan vanuit het hoofdscherm;
2. Links ziet u het menu 'wagenpark';
3. Klik de optie 'beheer voertuigen' aan;
4. In de regels ziet u nu alle voertuigen staan;
5. Van de voertuigen wordt in kolommen het volgende getoond: kenteken, omschrijving, groep, etc.

Vaak bevindt zich onder de kolomnamen een leeg wit veld. In dit veld kan een ingave worden gedaan om snel naar de juiste regel te zoeken. Soms is er een dropdown keuzemenu beschikbaar om een ingave te selecteren. Bij een ingave wordt die kolom gefilterd op alle regels die voldoen aan de voorwaarde 'is gelijk aan'. Dus indien u de regels wilt zien van Piet dan vult u bij kolom 'naam' de naam Piet in.
Achter het lege witte veld, ziet u een sleuteltje staan. Hiermee kunt u het filter 'is gelijk aan' vervangen door een andere voorwaarde, bijvoorbeeld 'is niet gelijk aan', 'is kleiner dan', etc. U kunt meerdere kolommen tegelijk filteren. Dit gebeurt onder de voorwaarde 'en': de getoonde regels voldoen aan alle ingestelde filters.

Regel aanmaken

In het overzicht heeft u vaak rechts onderin het scherm een knop [toevoegen] staan. Hier kunt u een nieuwe regel aanmaken. Voordat u een nieuwe regel aan gaat maken, is het verstandig te bekijken of de regel pas aangemaakt kan worden als eerst een nieuwe groepsregel is aangemaakt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij gebruikers, voertuigen, medewerkers en poi's.
In een aantal gevallen is een groep weer gekoppeld aan een vestiging (gebruikers en voertuigen). Via vestigingen kunt u uw gegevensstromen administratief opdelen in hoofdgroepen, bijvoorbeeld BV's of regio's. Doordat een vestiging is gekoppeld aan een voertuiggroep en een gebruikersgroep gekoppeld is aan een vestiging kunt u gebruikers toegang geven tot de voor hen relevante gegevens.
Vestigingen worden voor u aangemaakt worden door Fleet Complete. Indien u dit wenst, kunt u hiervoor een verzoek indienen bij via administratie@FleetComplete.nl.
Voorbeeld:

1. Klik de module 'Management' aan vanuit het hoofdscherm;
2. Links ziet u het menu 'gebruikers'
3. Klik nu eerst op de optie 'beheer gebruikersgroepen' om een groep aan te maken
4. Vervolgens kunt u bij de optie 'beheer gebruikers' een gebruiker aanmaken. Een gebruiker moet altijd gekoppeld worden aan een gebruikersgroep.

Regel bekijken of bewerken

In veel gevallen ziet u vooraan/achteraan de (sub) regel blauwe knoppen staan, bijvoorbeeld [wijzigen] of[bekijken], die u aan kunt klikken. Met deze knoppen kunt u het bij die regel behorende detailoverzicht bekijken of wijzigen. Dit overzicht bestaat vaak uit meerdere tabbladen met diverse instellingen (tabbladen). U kunt de diverse tabbladen instellen alvorens u op de knop [ok] klikt en alle tabbladen daarmee opslaat.

Tabbladen

In bepaalde gevallen bestaat een (detail) overzicht uit meerdere tabbladen. Op ieder tabblad bevinden zich dan diverse instellingen.
Voorbeeld:

1. Klik de module 'Management' aan vanuit het hoofdscherm;
2. Links ziet u het menu 'wagenpark';
3. Klik de optie 'beheer voertuigen' aan: In de regels ziet u nu alle voertuigen staan;
4. Klik nu op de knop [bekijken] voor één van de kentekens: Er wordt een detailoverzicht met tabbladen getoond.

Functieknoppen

Soms bevinden zich tussen de naam van het overzicht en het overzicht zelf nog functieknoppen. Deze functieknoppen bevatten diverse functies waarmee u een overzicht anders kunt samenstellen en/of een periode kunt opgeven.
Voorbeeld:

1. Klik de module 'FieldLog' aan vanuit het hoofdscherm;
2. Onder de naam van het overzicht ziet u de knoppen 'Filter', 'Beheer overzichten' en 'Export'.

Gebruikers

Wellicht dienen meerdere personen toegang te krijgen tot bepaalde onderdelen in Fielddesk. U kunt logincodes aanmaken voor 'gebruikers' en voor 'buitendienstmedewerkers'.
Gebruikers zijn personen op kantoor die inzage mogen hebben in de vastgelegde gegevens. Gebruikers kunnen met een eigen logincode tegelijkertijd inloggen in Fielddesk. Dit kan tot het aantal licenties dat u heeft afgenomen. Is dat aantal 4 dan zijn er dus 4 gebruikers die tegelijkertijd in Fielddesk kunnen inloggen (concurrent users). Daarentegen kunt u een onbeperkt aantal gebruikers (logincodes) aanmaken.

Gebruikersgroepen

Een logincode is altijd gekoppeld aan rechten; welke zaken mag u wel en welke niet uitvoeren in Fielddesk. Gebruikers aan wie u dezelfde rechten wilt geven, verzamelt u in een gebruikersgroep. Ieder krijgt een afzonderlijke logincode maar dezelfde rechten. Rechten zijn dus gekoppeld aan een gebruikersgroep. U dient minimaal één gebruikersgroep aan te maken.
Het aanmaken van een gebruikersgroep vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Gebruikers'.

1. Klik de optie 'Beheer gebruikersgroepen' aan;
2. Klik op de knop [Toevoegen];
3. Het geopende scherm toont u 7 tabbladen, deze vult u in van links naar rechts:
   1. Algemeen: hier geeft u de naam van de groep in en u activeert hem
   2. Vestigingen: Indien u uw administratie wilt verdelen over meerdere vestigingen, kunt het aanmaken van die vestigingen aanvragen bij Fleet Complete. Op dit tabblad geeft u aan bij welke vestiging deze gebruikersgroep mag inloggen, klik op 'wijzig' bij de betreffende vestiging en activeer zowel 'bekijken' als 'wijzigen.
   3. Voertuiggroepen: Indien u uw administratie wilt verdelen over meerdere voertuiggroepen binnen één vestiging, kunt u voertuiggroepen aanmaken (voertuiggroepen). In dit scherm worden de bestaande voertuiggroepen getoond van de op het vorige tabblad geactiveerde vestiging. Activeer welke voertuiggroepen toegankelijk mogen zijn voor de gebruikersgroep (de instelling op dit tabblad is enkel geactiveerd als u op gebruikersniveau de autorisatie 'autorisatie voor voertuiggroepen' heeft geactiveerd).
   4. Medewerkersgroepen: Indien u uw administratie wilt verdelen over meerdere medewerkersgroepen binnen één vestiging, kunt u medewerkersgroepen aanmaken (medewerkersgroepen). In dit scherm worden de bestaande medewerkersgroepen getoond (deze zijn niet gekoppeld aan een vestiging). Activeer welke medewerkersgroepen toegankelijk mogen zijn voor de gebruikersgroep (de instelling op dit tabblad is enkel geactiveerd als u op gebruikersniveau de autorisatie 'autorisatie voor medewerkergroepen' heeft geactiveerd).
   5. Rechten: hier bepaalt u welke rechten de gebruikersgroep heeft binnen alle beschikbare modules, behalve FieldLog. Per menu optie geeft u aan of deze aangemaakt, bekeken, gewijzigd of verwijderd mag worden. Door te groeperen per module, kunt u ook in één keer alle rechten binnen een module selecteren of deselecteren.
   6. FieldLogrechten: hier bepaalt u welke rechten de gebruikersgroep heeft in FieldLog, het betreft hier het gebruik, aanmaken en wijzigen van de diverse rapport categorieën .
   7. Rapporten: hier bepaalt u welke rapporten de gebruikersgroep mag inzien.

Als u alle tabbladen heeft ingevuld, geeft u [ok]. De gebruikersgroep is aangemaakt.Een overzicht van alle aanwezige gebruikersgroepen vindt u onder de optie 'Beheer gebruikersgroepen'. Per groep staat het aantal leden (logincodes) aangegeven en of de groep geactiveerd is.

Gebruikers

Binnen een gebruikersgroep kunt u nu de gebruikers aanmaken.
Het aanmaken van een gebruikersgroep vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Gebruikers'.

1. Klik de optie 'Beheer gebruikers' aan;
2. Klik op de knop [Toevoegen];
3. Het geopende scherm toont u 2 tabbladen, deze vult u in:
   1. Instellingen gebruiker: hier activeert u de gebruiker, geeft vervolgens u de voor- en achternaam en de gebruikersnaam (logincode) in van de gebruiker. U selecteert de juiste gebruikersgroep en geeft het emailadres in. Door de optie 'verstuur loginnaam email' te activeren ontvangt de gebruiker zijn gebruikersnaam en door de optie 'verstuur wijzig wachtwoord email' te activeren kan een medewerker zelf zijn wachtwoord aanmaken. Hij ontvangt dan na het opslaan van dit scherm de betreffende emails. U activeert 'toegang Fielddesk'. De optie 'toegang Deskmap' is van toepassing als u de beschikking heeft over deze module (Deskmap).
   2. Instellingen autorisatie: als gebruiker logt u in op voertuiggegevens of op medewerkergegevens. Afhankelijk van deze keuze, kijkt het systeem naar de voor u geselecteerde voertuiggroepen c.q. medewerkersgroepen (zie het betreffende tabblad bij de gebruikersgroep). Kiest u voor voertuiggroepen, dan ziet u de gegevens van alle medewerkers die op deze voertuigen gereden hebben, onafhankelijk van de voor u geautoriseerde medewerkersgroepen in de rechten bij de gebruikersgroep.

Een overzicht van alle aanwezige gebruikers vindt u onder de optie 'Beheer gebruikers'. Per gebruiker staan de detailgegevens vermeld.

Let op!

Er worden eisen gesteld aan de gebruikersnamen en wachtwoorden:

• Geen ‘ADMIN’ in loginnaam: Uw loginnaam mag het woord ‘admin’ niet bevatten.
• Eisen wachtwoord: het wachtwoord moet bestaan uit minimaal één hoofdletter, één kleine letter en een nummer en het moet minimaal 7 tekens groot zijn.

Verder gelden de volgende voorwaarden:

• Indien u meer dan 99 dagen niet heeft ingelogd in Fielddesk, wordt u als gebruiker geblokkeerd. U dient uw beheerder te benaderen om uw logincode weer te activeren.

• Indien u meer dan 5 keer een incorrecte inlogcode heeft geprobeerd, wordt u als gebruiker geblokkeerd. U dient uw beheerder te benaderen om uw logincode opnieuw te activeren.

  - In geval van een gebruiker dient enkel het vinkje bij ‘geactiveerd’ aangezet te worden

  - In geval van een medewerker dient enkel de originele gebruikersnaam ingevuld te worden

• De login sessie in Fielddesk verloopt als meer dan 20 minuten geen activiteit heeft plaatsgevonden (uitgezonderd hiervan is het gebruik van de FieldMap module)

Het is mogelijk om de beveiliging van uw gebruikers nog verder te optimaliseren. Dit kan door hiervoor een aanvraag in te dienen bij support@FleetComplete.nl. Denk hierbij aan:

• Het verzwaren van de door Fleet Complete hierboven genoemde eisen
• Het forceren van een wachtwoord wijziging na [x] maanden

Wijzigen wachtwoord

Gebruikers kunnen het voor hen aangemaakte wachtwoord wijzigen (dat recht moet door de compadmin wel gegeven worden).
Het wijzigen van een wachtwoord vindt u in de module 'Management' onder het menu 'Instellingen'.

1. Klik de optie 'Wijzig wachtwoord' aan;
2. Geef hier het oude wachtwoord en vervolgens het nieuwe wachtwoord (2x) in
3. Klik op de knop [Bevestigen];

Buitendienst medewerkers